Сам пока тоже в Экселе веду. Попробую свести все воедино. Думаю, что затраты надо разбить на группы - типа единовременных (приобретение авто и ДОПов), эксплуатационных (топливо, масла, ТО, мойка и т.д.), внеплановых (ремонты). Не забыть про налоги, техосмотры и страховки. Вот и посмотреть, у кого во сколько обходится 1 км на Шниве.
Из ПО посмотрел AutoManager128 и CarNote. Первая платная и достаточно интересная. Вторая бесплатна, но бедновата.